Postma & Cohen

case study

De klant

Met ca. 95.000 inwoners is Alkmaar het hart van de regio Noord-Holland Noord. De gemeente Alkmaar is op de toekomst gericht. Een effectieve en efficiënte organisatie die burgers, instellingen en bedrijven in Alkmaar en omgeving optimaal kan bedienen. Bij de gemeente werken circa 1000 personen.

De scope van de opdracht

De opdracht betreft het beheer van het huidige abonnementenbestand voor zowel tijdschriften, losbladige systemen en elektronische publicaties, alsmede het uitvoeren van éénmalige bestellingen.

Wapen van de gemeente Alkmaar, client van Postma & Cohen

De dienstverlening

De dienstverlening omvat het totale beheer van abonnementen, tijdschriften, losbladige uitgaven, digitale uitgaven alsmede de verzorging van éénmalige bestellingen (o.a. boeken). We verzorgen ook de bijbehorende administratieve handelingen, zoals factuurcontrole en betalingen, managementinformatie, facturatie aan de gemeente Alkmaar en het verwerken van mutaties.

De gemeente Alkmaar laat haar vakliteratuur en abonnementen beheren door Postma en CohenOp het moment dat wij de opdracht verkregen was de gemeente Alkmaar bezig met de uitvraag van een digitale zoekmachine voor juridische, online uitgaven bij verschillende leveranciers. Postma & Cohen heeft hier een pro-actieve houding bij ingenomen en ondersteuning geleverd in dit proces. Het resultaat van deze uitvraag is dat een deel van de juridische uitgaven inmiddels geen onderdeel meer is van de opdracht. Dit laatste is spijtig voor ons maar was de beste oplossing voor de gemeente Alkmaar.

De werkzaamheden van Postma & Cohen omvat de totale zorg, inclusief het afhandelen van alle overige daarmee gepaard gaande administratieve handelingen, voor de (vak)literatuur van de gemeente Alkmaar, waaronder:

  • Het leveren, beheren en verzorgen van de abonnementen, incl. het verzorgen van naleveringen
  • Het leveren, beheren en verzorgen van de vakliteratuur (abonnementen, tijdschriften, losbladige uitgaven en elektronische publicaties), incl. het verzorgen van na-leveringen
  • Het aangaan, verlengen en/of opzeggen van abonnementen
  • het bestellen van éénmalige uitgaven
  • De registratie en afhandeling van orders (verwerken van bestellingen, annuleringen, ontvangstregistratie, rappelleren en verwerken van mutaties)
  • Het controleren en betalen van facturen aan de uitgevers en de verzorging van de centrale facturering aan gemeente Alkmaar
  • Het periodiek leveren van managementinformatie
  • Helpdeskfunctie
  • Het volgen van en attenderen op nieuwe ontwikkelingen op het gebied van vakliteratuur
  • Het verzorgen van de toegangsgegevens voor online producten

NEEM CONTACT OP MET POSTMA & COHEN

Onze ervaren medewerkers staan u graag te woord en beantwoorden graag uw vragen per e-mail. U kunt ons rechtstreeks bereiken op maandag t/m vrijdag van 08:30 tot 17:30 uur.